Datová schránka a její obsluha pomocí ADS+

Aplikace pro datovou schránku je soubor aplikací určených k obsluze datové schránky především větších firem a úřadů, které musí rozdělovat a zpracovávat desítky až stovky datových zpráv denně na útvary a pracoviště ve své působnosti.Doručené a odeslané datové zprávy jsou evidovány, rozdělovány na jednotlivé útvary organizace a přiřazovány ke zpracování odborným zaměstnancům útvarů organizace. U každé doručené datové zprávy je možné nastavit způsob vyřízení, dopsat spisový znak a aplikace dle spisového a skartačního řádu organizace doplní název písemnosti, skartační znak a skartační lhůtu.Zaměstnanci odborných útvarů jasně vidí, které datové zprávy mají vyřízené a které čekají na jejich vyřízení, doručené datvé zprávy je možné vrátit zpět na podatelnu nebo jiný věcně či místně příslušný útvar nebo pracoviště.Nerozdělené datové zprávy, tedy ty, které zaměstnanec podatelny nepředal konkrétnímu útvaru či zaměstnanci ke zpracování, pakliže je nerozděluje průběžně ale nárazově např. jednou denně, mohou být vedoucím útvaru či definovaným zaměstnancem odborného útvarů převzaty ke zpracování – např. ty datové zprávy na které zaměstnanec čeká a u kterých je jejich zpracování prioritní.

Všechny datové zprávy, jak douručené i odeslané, včetně doručenek se z datové schránky ukládají na server do tzv. úložiště datových zpráv a zaměstnanci do tohoto úložiště přistupují přes webovou aplikaci. Datové zprávy a doručenky (soubory .zfo) jsou v úložišti ukládány chronologicky dle roku a měsíce v jednotlivých složkách.V tomto úložišti jsou chráněny proti přepsání případně smazání.

Evidence datových zpráv slouží zároveň jako podací deník pro doručené a odeslané datové zprávy dle zákona č. 191/2009 Sb. v platném znění.

Přímo z hlavního rozcestníku aplikace mohou zaměstnanci vyhledávat datové schránky přímo v ISDS a vytvářet požadavky na odeslání datové zprávy. Případně ze seznamu doručených datových zpráv odpovídat na doručené datové zprávy. Po vložení písemností dopsání věci, čísla jednacího a spisové značky (v případě odpovědí je doplněno automaticky) definují zaměstnance (signifikátora), který označí písemnost kvalifikovaným elektronickým podpisem.Zaměstnanci pro vložení elektronického podpisu běží na jeho ploše v oznamovací oblasti hlavního panelu aplikace, tzv. notifikátor pro vložení elektronického podpisu, který průběžně zhruba jednou za 15 minut kontroluje nutnost vložení elektronického podpisu do odesílaných písemností.Před samotným podepsání např. ředitelem organizace je možné přes notifikátor zaslat písemnost k aprobaci vedoucímu zaměstnanci, který tento dokument uvolní k dalšímu zpracování, tedy elektronickým podepsáním dokumentu.Písemnosti je možné odesílat i bez nutnosti vložení elektronického podpisu.Takto připravené písemnosti, obsahujíli všechny náležitosti – tedy podepsanou písemnost, časové razítko – je-li to vyžadováno anebo převedený dokument z autorizované konverze, jsou automaticky v definované časové intervaly odesílány do ISDS.Takto odeslané datové zprávy jsou stahovány do úložiště, takže je vždy dohledatelné co se komu odeslalo a průběžně se kontrolují doručenky těch odeslaných datových zpráv, od kterých doručenky nejsou. Zaměstnanec podatelny může hromadně tisknout doručenky definovaným útvarům – osvědčilo se tisknout 4 doručenky na jeden list A4, ovšem běžnější je praxe kdy zaměsntanci odborných útvarů si doručenku, pakliže ji potřebují, dohledají a vytisknou k založení do spisu samy.Písemnosti připravované k odeslání společně s datovou zprávou jsou ukládány na serveru ve sdílených složkách, kde jsou uspořádány dle organizční struktury úřadu (numericky dle čísla pracoviště a útvaru). V samotném útvaru jsou organizovány písemnosti dle datumu a času.Odeslaným a doručeným datových zprávám je generováno jednoznačné roční pořadové číslo – číselná řada zvlášť pro doručené a zvlášť pro odeslané datové zprávy.